Qualquer escritório, ou mesmo residência, acaba acumulando uma grande quantidade de documentos. Eles são o resultado de contas, contratos, compras, manuais e de todos os demais vestígios que mostram o quanto a sociedade em que vivemos é burocrática. E quanto maior a papelada, maior a importância de manter a organização certa no ambiente. Assim, tudo o que você precisa fica à mão, pronto para ser consultado ou usado. Para chegar lá, separamos algumas dicas importantes e fáceis, que podem fazer toda a diferença.

A melhor maneira de separar e armazenar documentos é dividi-los com base em um critério específico. Você pode fazer esta divisão de acordo com o tipo do documento, de acordo com a data, de acordo com a funcionalidade. Quanto maior o número de documentos, maior a chance de você precisar separá-los por mais de um critério – facilitando assim sua localização.

É muito difícil organizar os documentos de uma maneira eficaz sem ter em mãos pastas e arquivos. As pastas, especificamente, são baratas e muito úteis. Após separar os documentos que serão guardados, a maior dica é etiquetar. Na hora de guardar é comum acreditarmos que iremos lembrar do que se trata aquela pasta, mas na prática podemos esquecer – principalmente se tivermos várias pastas diferentes. Os arquivos são estruturas antigas, muito usadas em escritórios. Se não houver possibilidade ou vontade de adquirir um, você pode substituí-lo por caixas grandes, sejam de plástico, papel, madeira ou outro material. O importante é sempre etiquetar, pra saber exatamente o que há lá dentro.

Há quem guarde documentos importantes em uma gaveta do escritório. Já os antigos ficam no armário do quarto. Os menos recentes podem estar alojados em uma caixa. Já pensou quanto trabalho na hora de lembrar onde se encontra aquele papel? Por isso essa dica é muito simples e eficaz: prefira um lugar único para todos os documentos. É claro que dentro deste local haverá divisões em pastas e caixas. Mas, de maneira geral, você saberá instintivamente onde encontrar aquele documento que precisa.

Esse é provavelmente o ponto mais importante deste guia. Geralmente as pessoas tiram um dia para organizar todos os documentos e com um pouco de dedicação e muita boa vontade acabam fazendo um ótimo trabalho. Mesmo assim, dias ou semanas depois, os documentos voltam a estar perdidos pela casa ou pelo escritório. Isso acontece porque muita gente esquece de recolocar no lugar aquele documento que usou - e sem esse cuidado fica impossível manter tudo organizado - é preciso mudar este hábito, caso contrário, todo o trabalho irá por água abaixo em um curto espaço de tempo.

Alguns documentos são realmente necessários. Outros, no entanto, acabamos guardando por puro hábito, sem ter a real certeza de que serão utilizados. Antes de arrumar tudo em um espaço organizado, faça essa triagem e pergunte-se se todos estes papeis são realmente necessários. Documentos vencidos ou que não são utilizados há mais de 5 anos geralmente não possuem usabilidade. Contas, receitas médicas e exames muito antigos são exemplos que papeis que guardamos e nem sempre são necessários.

Está em dúvida sobre jogar fora ou não um documento antigo? Você pode encontrar um meio termo digitalizando-o. Assim ele não ocupa espaço em seus arquivos, mas fica armazenado em caso de necessidade. Lembre-se de guarda-lo em um HD externo, Pen Drive ou outro dispositivo que não possa ser perdido caso o computador quebre. Se puder salvá-lo em mais de um local, melhor ainda – assim você garante que ele estará lá quando for necessário.  

Seguindo estas dicas fica mais simples e fácil organizar todos os documentos do seu escritório ou residência. E para não acumular tanto papel, comece a rever tudo o que chega até você. Hoje em dia, contas e faturas, por exemplo, podem ser recebidas online, sem necessidade de papel. Assim, fica mais fácil organizar os documentos – e o planeta agradece pela economia de árvores. Coloque essas dicas em prática e boa organização!