Conhecido também como terceirização de acervo digital, a guarda de documentos garante o armazenamento de documentos e arquivos de empresas contratantes de forma segura e sigilosa. Essa nova tecnologia permite o fácil acesso a grandes volumes de documentos que precisam ser acessados de forma organizada, catalogada e indexada, graças ao seu sistema de acompanhamento via Web. Mas, o que faz com que essa seja a melhor saída para empresas com tais volumes de documentos? A manutenção desses arquivos em boas condições e localização costuma sair caro em vários sentidos, desde a poeira, proliferação de pragas e insetos e principalmente o custo financeiro. Dessa forma, a busca por empresas que disponham do serviço de armazenagem e guarda de documentos vem crescendo exponencialmente. Já é bem visível que este é um recurso importante, mas que benefícios ele pode trazer a você?

Com a guarda de documentos, você poderá dispensar gastos com mão de obra e espaço interno em sua empresa para a administração de acervo. Dessa maneira, o espaço antes destinado à guarda de documentos em sua empresa poderá ser reutilizado em outras atividades de interesse, que possam potencializar e beneficiar o seu negócio. Mesmo com tal economia de espaço e custos, você não precisa se preocupar quanto ao acesso aos mesmos, pois a consulta aos documentos físicos é rápida, o que agiliza em processos de auditorias ou fiscalizações. Além do mais, estando seus arquivos sob guarda de uma empresa comprometida com esse serviço, seus documentos estarão íntegros e preservados.

Quando uma empresa especializada na guarda de documentos passa a oferecer seus serviços, ela tem total noção do sigilo das informações contidas nos arquivos e o mantém em absoluto. Apenas funcionários da empresa contratante têm acesso aos mesmos e as movimentações feitas são todas registradas. Costumam ser mantidos em estruturas especializadas para arquivos, geralmente contendo código de barras como identificação e controle. Lembrando aqui que tais arquivos podem ser requeridos para acesso e leitura sempre que forem requeridos. Através de softwares e outras tecnologias, os arquivos podem ser também catalogados e registrados com identificações de localização física, o que facilita em seu acesso e economiza o tempo gasto numa procura.

Enfim, em tempos onde a segurança de dados é tudo para uma empresa, o recurso de guarda de documentos vem como uma grande saída. A redução dos custos, comodidade e segurança no acesso fazem toda a diferença quando o assunto é preservação de arquivos valiosos e agilidade na consulta dos mesmos. E assim funciona a guarda de documentos: unindo a organização, segurança e agilidade que toda empresa precisa ter com seus arquivos.