O Departamento Social é sempre um setor de grande responsabilidade para qualquer empresa, independente do seu ramo de atuação.

Devido às constantes interações com clientes, sócios ou fornecedores, muita documentação é envolvida , mas nem sempre o devido cuidado é despendido no armazenamento e tratamento desses documentos.

O problema é quando isso gera prejuízos no faturamento geral. Por isso, uma boa organização é fundamental para que os processos não sejam prejudicados e assim a própria atuação e reputação da empresa.

A tecnologia atual vem ajudando bastante nesse sentido – especialmente com a Internet- , a adaptação dos formatos materiais para digitais virou o mundo de cabeça pra baixo e agora as coisas estão mais práticas.

Com a chegada do Ged – Gestão Eletrônica de Documentos,a administração ficou muito mais fácil. Agora os documentos são armazenados digitalmente, evitando armários e armários de documentos antigos e desperdício de tempo na hora de procurá-los.

As vantagens, inclusive, vão bem além disso. Ferramenta de trabalho cada vez mais constante no dia-a-dia das empresas, o GED é a nova tendência e possui vários benefícios. Veja:

O acesso aos documentos fica bem mais tranqüilo e seguro. Graças à Internet se torna possível acessá-los a qualquer hora, e de qualquer lugar, o que facilita bastante na troca de informação entre as empresas.

Você sabia que o empresário gasta, em média, 4 semanas por ano apenas procurando documentos? Com o GED esse tempo é drasticamente reduzido já que os programas contam com avançado sistema de busca, garantindo assim a agilidade dos processos.

Imagine o quanto de papel não é economizado já que agora a administração é toda virtual. Os gastos com impressão são diminuídos substancialmente - assim como os gastos com equipe: uma pessoa, se contando com um bom programa de gerenciamento, consegue cuidar de tudo sozinha.

Você já não precisa mais de todo aquele espaço destinado aos armários, escaninhos, etc. Com armazenamento praticamente infinito de informações, o GED otimiza bastante o espaço físico de qualquer tipo de escritório.

O acompanhamento das transações é bastante seguro já que apenas  as pessoas autorizadas terão acesso ao sistema, através de sua senha. O fluxo de acesso a informações restritas se torna agora bem mais claro e centralizado.

É importante lembrar que, mesmo com todas as vantagens do GED, é imprescindível a guarda de parte dos documentos originais.

Separe os que têm mais alta relevância para a empresa e os mantenha em estado físico, para que se evite possíveis impasses burocráticas em ações maiores. Dessa forma você não exclui tudo que digitaliza e economiza tempo e dinheiro.

Faz toda a diferença ter um gerenciamento de primeira na rotina da sua empresa não faz?

Gostou das dicas? Sua empresa já usa o GED? Não? Então acesse o nosso site e socilite nosso serviço.

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